AG 2020
Information générale
- Date de l'AG : 15/02/2020
- lieu de l'AG : 1 place gare de l'état, salle A
Tâches à réaliser
préparation pré-AG
Rédaction du bilan moral
motiver le bureau a écrire le bilan moral
-
Bilan moral écrit
Rédaction du bilan financier
motiver les trésoriers a écrire le bilan financier
-
Bilan financier écrit
Assurance responsabilité civile
Pour réserver une salle, il faut que nous soyons assuré·e·s. Notre assureur est la MACIF.
L'assurance souscrite est valable si nous sommes en dessous un certain budget ou nombre d'adhérent·e·s. La préparation de l'AG est souvent le moment où on vérifie qu'on est dans les clous. Il faut contacter bureau@ pour savoir ce qu'il en est.
-
assurance conforme/réajusté
demander à bureau@ qui se représente
Afin de s'assurer que l'information soit connue bien avant l'heure, il est préférable d'avoir une idée si des personnes sortantes. Cela permettra de chercher du monde si nécessaire.
Il est tout a fait possible que des membres du Bureau se décident au dernier moment, voire lors de l'AG, ce qui est normal.
L'intérêt ici est juste d'avoir des premiers éléments.
-
première liste de membres du Bureau qui ne se représente pas
Ordre du jour de l'AG
Les statuts prévoient que l'AG se déroule de la façon suivante :
- Lecture du bilan moral par le Président. Vote du bilan moral par l'AG
- Lecture du bilan financier par le trésorier. Vote du bilan financier par l'AG
- Élection du Bureau
- Autre
Autre
Cette section peut bouger pendant l'AG, mais un ordre du jour doit être communiqué à la convocation des membres.
Il est possible que le bureau ait des questions à soumettre à l'AG
-
Bureau a soumis les points qu'il souhaite voir aborder
Il est aussi possible que d'autres membres souhaitent voir des points spécifique
-
discussions@ a soulevé des points à aborder
Activité Off Post-AG ou pre-AG
Cette partie est le off de l'AG mais sert souvent à donner un moyen moins formel de présenter des activités de l'association à des membres que nous ne voyons pas souvent.
Cette partie d'activité n'est pas a établir dans l'ordre du jour et forcément ne sera pas dans le PV de l'AG puisque c'est "off", mais doit être évoquée dans la lettre de convocation.
Cette partie est à prendre en compte pour la durée de réservation de salle
-
liste d'activités de hors AG réuni
Réservation de salle
Contact Mairie de Nantes :
-
salle trouvée, lieu renseigné en haut de cette fiche
ATTENTION : nous pouvons faire une réservation, mais on nous demandera a un moment d'avoir une attestation d'assurance de responsabilité civile. Il est donc important d'avoir réglé la partie d'assurance.
Envoi des convocations
Une fois que nous savons où et quand se passe l'Assemblée Générale ainsi qu'un premier ordre du jour, nous pouvons envoyer les convoncations.
Pour la rédaction, le secrétaire devrait fournir une maquette du type de lettre.
Pour savoir à qui les adresser, le Bureau a accès à COIN pour fournir les adresses des membres à convoquer.
-
rédiger et imprimer les convocations -
convocations mises dans les enveloppes -
convocations envoyées
Feuille d'émargement
Pour une AG en bonne et due forme, une feuille d'emargement sera signée à l'entrée de l'AG. Cette feuille doit comporter les informations concernant : le membre, s'il possède une ou plusieurs procurations et de qui, sa signature.
voir modèle.
-
Feuille d'emargement imprimée
Préparation du déroulement de l'AG
Acceuil et emargement
À l'entrée de la salle préparer une table avec la feuille d'emargement imprimée. Toute personne présente à l'AG doit avoir signé la feuille d'emargement.
ATTENTION : des membres en profitent pour régulariser leur adhésion. Il est important d'avoir quelqu'un ayant accès à COIN qui puisse gérer la monnaie (espèces notamment)
-
Personnes pour tenir table/feuille emargement identifiée
Valider méthode de vote pour élection du Bureau
Concernant l'organisation de l'assemblée générale ordinaire, lors de l'élection du Bureau, les statuts mentionnent simplement :
Il est ensuite procédé à l’élection des membres du Bureau et de son Président, celui-ci désignant parmi les membres du Bureau un Trésorier, un Vice-président et un Secrétaire.
Aucune information n'est donnée sur le mode de scrutin utilisé. Le mode de scrutin peut être discuté en séance, mais préparer une méthode en amont est mieux
Proposition par défaut :
- bulletin a vote secret avec urne
Pour membres du bureau :
- écrire nom des personnes qu'on souhaite voir au Bureau.
- admis au Bureau si nom apparait sur la majorité des votes exprimés.
Président·e :
-
écrire le nom de la personne qu'on souhaite voir devenir président·e
-
admis au Bureau à la majorité des voix.
-
une proposition de méthode de scrutin a été validée par réunion décisionnelle -
personne amenant matériel pour éléction (urne, papier, stylo, etc.) identifiée
valider le mode d'élection
La méthode d'élection peut être discutée lors de l'AG et peut être spécifique pour chaque question. Toutefois, il est bon de se préparer à une méthode par défaut en amont.
Proposition par défaut :
-
vote à la majorité à main levée
-
proposition de méthode de scrutin par défaut validée par réunion décisionnelle